In 4 stappen Wtza-proof voor de jaarverantwoording vanaf 2022
Met de op 1 januari 2022 in werking getreden Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) is de openbare jaarverantwoording verplicht voor álle zorgaanbieders in de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg). Dat betekent dat ook kleine(re) zorgaanbieders zoals huisartsenpraktijken, tandartspraktijken fysiopraktijken en apotheken dus op deze wijze financiële verantwoording moeten afleggen.
Doel van deze nieuwe wet is om zorgaanbieders bewuster te maken van hun taken én om toezichthouders meer inzicht te geven, zodat ze hun werk beter kunnen uitvoeren. Nieuwe toetredingsregels voor aanbieders, met bijvoorbeeld een meldplicht en een vergunningsstelsel, zijn nodig om de transparantie te verhogen en de verantwoording te versterken. Ten slotte zal dit het bewustzijn over kwaliteit te vergroten.
De Wtza kent verschillende onderdelen
- Melden
- Vergunning en intern toezicht
- Jaarverantwoording
- Financiële bedrijfsvoering (inclusief het gebruik van derivaten)
In dit artikel gaan we verder in op de jaarverantwoording binnen de Wtza.
Verdere uitleg over de overige onderdelen vind je in onze kennisbank.
Waarom de Wtza jaarverantwoording?
De bedoeling van de Wtza is om de NZa en andere instanties de gelegenheid te geven om te oordelen over een professionele en eerlijke bedrijfsvoering door zorgverleners. Een openbare jaarverantwoording hoort bij een goede bedrijfsvoering.
Om goede zorg te verlenen is het van belang om de bedrijfsvoering goed op orde te hebben.
De jaarverantwoording van iedere onderneming is openbaar, dus is de bedrijfsvoering transparant. Zo kan bijvoorbeeld ook het CIBG er gebruik van maken, om eventueel vergunningen te weigeren of in te trekken aan zorgverleners en bedrijven die Jeugdhulp onder de Jeugdwet verzorgen.
Tijdelijke verruiming openbaarmakingstermijnen jaarverantwoording Wtza
Minister Helder voor Langdurige Zorg en Sport verruimt voor de boekjaren 2022 en 2023 de openbaarmakingstermijnen voor de jaarverantwoording Wtza door zorgaanbieders.
De jaarverantwoording over het boekjaar 2022 moet uiterlijk 31 december 2023 openbaar worden gemaakt in plaats van op 1 juni 2023 en over boekjaar 2023 uiterlijk op 1 oktober 2024 in plaats van 1 juni 2024.
Tijdelijke verruiming openbaarmakingstermijnen geldt niet voor nieuwe zorgaanbieders
- Let op: deze verruiming geldt alleen voor bestaande en niet voor nieuwe zorgaanbieders. De minister stelt dat nieuwe zorgaanbieders geen extra tijd nodig hebben, omdat zij bij de start reeds rekening hebben kunnen houden met de nieuwe wet- en regelgeving voor de jaarverantwoording.
Tot slot
De nieuwe regels zijn van toepassing vanaf boekjaar 2022. Vooral zorgaanbieders die voor het eerst onder deze regeling komen te vallen en voor wie de openbaarmakingsverplichting nieuw is, zullen zich hierop moeten voorbereiden. Het is dus zaak om op korte termijn voor uw organisatie de gevolgen van al deze nieuwe regels in kaart te brengen.
Bij Zofi kunnen we je hierbij met het onderstaand stappenplan van dienst zijn.
Stappenplan: in 4 stappen Wtza-proof voor de jaarverantwoording
Stap 1: Doe je boekhouding in real-time
Om de jaarverantwoording tijdig af te kunnen leggen dient je boekhouding op orde te zijn. De benodigde gegevens voor de jaarverantwoording kunnen dan snel na het verlopen van het boekjaar worden samengesteld. Een goede manier om hier zorg voor te dragen is je boekhouding real-time bij te houden.
Op de volgende manier maak je je boekhouding real-time:
- Maak gebruik van de digitale workflow
Door facturen en andere documenten digitaal aan te leveren worden die sneller verwerkt. - Automatiseer de boekhouding
Creëer een boekhoudkoppeling tussen de financiële administratie en het branchepakket zodat de omzet in de boekhouding up-to-date is.
Creëer een boekhoudkoppeling tussen de financiële administratie en de bank zodat de inkomsten en uitgaven in de boekhouding up-to-date zijn. - Zorg voor een naadloze aansluiting tussen de boekhouding en de salarisadministratie
Op deze manier zijn de kosten voor personeel up-to-date in je boekhouding - Werk periodiek (week/maand/kwartaal) de administratie bij
Op deze manier is de administratie altijd real-time en up-to-date.
Zo kan de boekhouder en of accountant kort na het verlopen van het boekjaar de jaarverantwoording samenstellen zodat deze tijdig kan worden aangeleverd.
Benieuwd hoe de boekhouding voor zorgpraktijken werkt?
Wij verzorgen de boekhouding, jij hoeft je alleen nog maar op je missie te richten.
Stap 2: Maak duidelijke afspraken en een planning met de boekhouder of accountant
Naast aankoopfacturen, verzonden declaraties, rekeningen en de salarisadministratie zijn er nog meer documenten en overzichten benodigd voor een up-to-date boekhouding.
Zo kun je denken aan overeenkomsten, afschrijvingsstaten en overlopende activa en passiva.
Niet alleen voor de belastingaangifte, maar ook voor het eigen overzicht én dus ook voor een tijdige Wtza-verantwoording is het van belang dat de boekhouding up-to-date en compleet is.
- Wie doet wat?
Spreek met de boekhouder of accountant af wat, hoe en wanneer je moet aanleveren qua documenten en wat hij of zij zelf verzorgt. Verzamel de gegevens op tijd. - Plan op tijd
Maak in overleg met de boekhouder of accountant een goede planning, zowel voor de gegevens die jij moet aanleveren als voor het werk dat hij moet doen: opleveren concept jaarcijfers, bespreking hiervan en de afronding naar definitieve cijfers.
Stap 3: Bepaal wat en welke stukken je moet aanleveren en verantwoorden
Benieuwd wat je moet aanleveren om te deponeren voor de jaarverantwoording van de Wtza?
Dit is afhankelijk van welk type onderneming je hebt. Voor deze openbare jaarverantwoording zijn eenduidige modellen beschikbaar, gedifferentieerd naar grootte en rechtsvorm van de zorgaanbieder.
- Bepaal of je enkelvoudig en/of geconsolideerd moet verantwoorden
- Bepaal voor welke entiteiten je moet verantwoorden
- Bepaal welke informatie vereist is
- Bepaal welke modellen van balans en winst en verliesrekening van toepassing zijn
Ga samen met de boekhouder of accountant zitten, om te bepalen welk model voor jou van toepassing is. Zorg dat dit duidelijk in kaart wordt gebracht zodat je niet voor verassingen komt te staan bij het deponeren van de jaarverantwoording.
- Ben je zzp'er?
Met zzp’er (ook bekend als `solist’) wordt iemand bedoeld die zelfstandig - of in opdracht van een zorgaanbieder - zorg verleent, de zorgverlening niet uitbesteedt en geen personeel in dienst heeft.
Voldoe je hier als zorgverlener aan, dan hoef je geen jaarverantwoording openbaar te maken.
- Goed om te weten:
Wanneer je als zzp’er een rechtspersoon bent (bijvoorbeeld wanneer je een bv hebt), dan maak je de jaarverantwoording wel openbaar.
Stap 4: Deponeer de jaarverantwoording en aanvullende informatie bij CIBG
Voor het deponeren van de verantwoording is het noodzakelijk om vragenlijsten in te vullen en documenten aan te leveren bij het CIBG.
- De stukken over het verslagjaar 2022 moeten voor 1 juni van het jaar erop openbaar worden gemaakt
- Voor de boekjaren 2022 en 2023 heeft de minister – zoals ook hierboven al aangegeven – voor sommige zorgaanbieders een uitstelsituatie bedacht. Dit om de ondernemers meer tijd te geven aan de nieuwe situatie te wennen én om toezichthouders (NZa en CIBG, bijvoorbeeld) ook gelegenheid te bieden hun werk goed te doen.
- Voor nieuwe aanbieders geldt het uitstel niet: zij kunnen hun administratie bij aanvang van hun bedrijf al volledig inrichten naar de Wtza-normen.
Klik hier om het stappenplan als pdf te downloaden.
Even kennismaken?
Zoek je een specialist in de zorg en boekhouden? Bel ons op telefoonnummer 085 8000 443 of stuur ons een e-mail naar info@zofi.nl. Dan nemen we snel contact met je op.
Of maak direct een afspraak door hier te klikken
Wil je een vrijblijvend advies?
Dan kun je contact opnemen met onze zorgfinancial:
Kevin Hermse