administratief-ontzorgen-zofi

Administratie zorgsector: zelf doen of uitbesteden

Werkzaam in de zorgsector? Dan ben je verplicht om een administratie bij te houden. Het gaat hier niet alleen om de financiële administratie inclusief bewaarplicht, ook moet je voldoen aan de eisen met betrekking tot zorgdossiers, klachtenregeling en nog veel meer. Dit geldt ook voor zzp’ers in de zorg. De administratie zorgsector uitbesteden of zelf doen, wat is de beste keuze? Dat hangt van verschillende factoren af.

Uitleg over zorgadministratie

Wanneer je zorg verleent ga je voor de juiste zorgadministratie. Alleen dan is het mogelijk om zorgkosten te declareren. De zorgadministratie is voor veel zorgverleners erg complex. Zo krijg je te maken met de invoer van cliëntgegevens, behandelingen, codelijsten en tarieven. Ook het registreren van onderzoeken en verwerken van verrekeningen hoort hierbij.

Meestal verricht de zorgverlener zijn of haar eigen zorgadministratie. Toch zijn er steeds meer instellingen, huisartsen of zorg zzp’ers die de zorgadministratie uitbesteden. Niet alleen vanwege de complexiteit, ook omdat dit veel tijdsbesparing oplevert.

Financiële resultaten bijhouden

Binnen de administratie zorgsector valt ook het financiële gedeelte. Zaken als omzet en winst, debiteuren en crediteuren of kosten moet je allemaal bijhouden. Dit is iets waar veel zorgverleners weinig tijd voor hebben. Bovendien vereist het bijhouden van financiële resultaten ook de nodige kennis.

Ook voor de financiële administratie binnen de zorgsector is er een praktische oplossing: een administrateur met specifieke zorgkennis.

Eisen van de belastingdienst

De belastingdienst komt met een aantal eisen met betrekking tot het bijhouden van een administratie. Je bent verplicht om facturen en bankafschriften bij te voegen en te bewaren. Dit geldt ook voor de rittenadministratie, reiskosten en overige uitgaven. Daarnaast ben je (in veel gevallen) verplicht om een urenregistratie bij te houden. Denk ook aan de voorraadadministratie, eventuele loonadministratie en natuurlijk debiteuren- en crediteurenadministratie. Hier komt nog het grootboek en de agenda bij kijken.

De bewaartermijn van deze verplichte administratie bedraagt 7 jaar. Wanneer je gebruik maakt van de diensten van ons administratiekantoor dan staat alles automatisch in de software verwerkt. Dit betekent dat de gegevens ook gedurende die 7 jaar beschikbaar zijn.

Administratie zorgsector: geen btw

Verricht je medische handelingen dan ben je vrijgesteld van btw. Een en ander is afhankelijk van de diensten die je verleent. Graag adviseren we je hierover.

De voordelen van een administrateur voor zorgverleners

De verplichte zorgadministratie en belastingaangifte, hierbij ligt er veel druk op je schouders. De stress die dit met zich meebrengt zorgt voor minder focus op je business en je patiënten. Een administrateur voor zorgverleners brengt alleen maar voordelen met zich mee:

  • Automatische koppeling van je bankrekening met de praktijksoftware
  • Transacties worden automatisch verwerkt
  • Administratie is up-to-date
  • Dagelijks inzicht in de cijfers
  • Gedurende het jaar advies en begeleiding

Niet verplicht, wel aan te raden

Omdat de administratie binnen de zorg zoveel tijd en stress met zich meebrengt raden we aan om dit uit handen te geven. Niet volledig want je houdt altijd inzicht in je (financiële) gegevens. Je bent niet verplicht om een administrateur, administratiekantoor of accountant in te schakelen. Zorg zzp’ers doen dit in het begin vaak zelf maar merken op den duur dat ondersteuning of hulp veel prettiger werkt.

Grote bedrijven zijn verplicht om bij de jaarrekening een goedgekeurde accountantsverklaring toe te voegen. Deze plicht geldt uiteraard niet voor zorg zzp’ers. Voor zzp’ers geldt ook geen plicht met betrekking tot een jaarrekening. Zofi maakt automatisch wel een jaarrekening, zo heb je altijd een goed financieel overzicht.

Wat Zofi zo bijzonder maakt

Plannen om je financiële zorgadministratie uit te besteden? De ene administrateur voor zorgverleners is de andere niet. Bij Zofi ben je altijd verzekerd van automatisering van al je transacties en binnenkomende stukken. Deze worden automatisch verwerkt waardoor je alleen nog maar toe hoeft te kijken. Dit doe je vanuit het Zorgdashboard waarop je realtime zaken bekijkt.

Speciaal voor praktijkhouders is er een aanvullende optie: het automatiseren en beheren van de totale workflow. Dit bespaart je nóg meer tijd en energie. Bij Zofi regelen we ook je aangifte inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting, maar natuurlijk ook de jaarrekening met balans en de winst- en verliesrekening. Allemaal zaken die je te veel tijd kost en die we met onze specifieke zorgkennis graag van je overnemen. Zo houd je meer tijd over voor belangrijke zaken.

Het hele jaar door advies en begeleiding

De administratie zorgsector kan soms lastig zijn, maar niet wanneer je gebruik maakt van de software van Zofi. Je beheert en regelt veel zelf maar we kijken altijd met je mee. Zo kunnen we je voorzien van het beste advies en een goede begeleiding. Het hele jaar door maak je gebruik van deze extra service. Ook dit maakt Zofi als administratiekantoor voor zorgverleners extra bijzonder.

Een beetje meer: praktijkadvies

We kunnen het niet mooier maken dan het is. De administratie bijhouden is soms een saaie maar ook een ingewikkelde klus. Totdat je op het punt staat om van koers te wijzigen. Bijvoorbeeld een praktijkovername of een andere grote verandering binnen je zorgpraktijk- of instelling.

Op dat moment kun je praktijkadvies gebruiken, maar dan wel van een administratiekantoor met kennis van en over de zorg. We ondersteunen je bij een financieringsaanvraag, maken berekeningen met betrekking tot een overnamesom, doen een praktijkanalyse of maken een kredietbegroting. Ook helpen we je met een eventuele huur- of koopovereenkomst of waarneemovereenkomst.

Behoefte aan begeleiding tijdens een praktijkovername of overdracht van een zorgpraktijk? Dan staan we natuurlijk ook voor je klaar. Wanneer alles tot in de puntjes geregeld is dan helpen we je (opnieuw) met de administratie van je praktijk of zorginstelling. Zo maak je een goede start.

Focus jij je volledig op de zorg, dan nemen wij de boekhouding/administratie op ons. Dat is Zofi.

Op de hoogte blijven