Met de invoering van de nieuwe Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) per 1 januari 2022 is er voor veel zorgverleners iets veranderd. Zij moeten vanaf 2022 een jaarverantwoording afleggen. Dat betekent dat je in 2023 voor 1 juni financieel verantwoording moet afleggen over het voorgaande boekjaar. Wat betekent dit voor jou als huisarts, fysiotherapiepraktijk of tandartspraktijk? We zetten het voor je op een rij. En we delen 3 praktische tips om dit op tijd voor elkaar te krijgen.

Wat verplicht de nieuwe Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza)?

De nieuwe Wtza is sinds 1 januari 2022 van kracht. De wet verplicht zorgverleners onder andere om een jaarverantwoording in te dienen. Daarmee verantwoord je de bedrijfsvoering over het afgelopen jaar, door de administratie openbaar te maken. Op die manier kunnen instanties en anderen controleren of er op de juiste manier is gehandeld en behandeld.

De jaarverantwoording over 2022 moet uiterlijk op 31 december 2023 binnen zijn. Er is sprake van een tijdelijke verlenging van de inlevertermijn. Normaal gesproken moet de verantwoording over het voorgaande jaar uiterlijk op 1 juni van het jaar daarop binnen zijn.

3 tips voor een tijdige jaarverantwoording in de zorg

Je wilt als zorgverlener op tijd zorgen voor de jaarverantwoording over 2022. Met 3 praktische tips krijg je dat voor elkaar. Het voorkomt vertraging bij zorgaanbieders in de eerstelijnszorg. We werken voor huisartsenpraktijken, tandartspraktijken, fysiotherapiepraktijken en bijvoorbeeld GGZ-instellingen. Zij moeten er allemaal voor zorgen dat de verantwoording over 2022 op tijd wordt ingediend. Gebruik daarvoor de onderstaande tips.

1. Houd de administratie up-to-date

Begin met de administratie, die up-to-date moet zijn. Dat is belangrijk, omdat de financiële administratie een belangrijk onderdeel vormt van de jaarverantwoording. De cijfers moeten laten zien wat er in het afgelopen boekjaar is gebeurd.
Die verplichting gold al voor GGZ-instellingen, maar geldt nu voor de algehele eerstelijnszorg. Dat betekent dat ook tandartsen, huisartsen en fysiotherapeuten hun administratie beter up-to-date moeten houden. Plan vaste momenten met de boekhouder of accountant, om er steeds voor te zorgen dat de administratie niet achterraakt.

• Tip: kies een specialist in zorgadministratie die in realtime de administratie verwerkt. Bij Zofi gebruiken we slimme koppelingen om zoveel mogelijk automatisch te verwerken. Dan ontstaan er geen achterstanden.

2. Gebruik geautomatiseerde workflows

Er zijn specifieke geautomatiseerde workflows beschikbaar om de administratie makkelijker en vooral sneller te maken. Een koppeling met de bank en bijvoorbeeld een EPD-systeem of een HIS-systeem zijn daar goede voorbeelden van.
Dankzij een bankkoppeling worden de banktransacties automatisch overgenomen in de administratie. Het is niet langer nodig om die handmatig over te nemen en uitvoerig te controleren. In plaats daarvan doet slimme software een groot deel van het werk. Ook de koppelingen met een Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) en HIS maken het werk makkelijker. Er blijft meer tijd over voor andere administratieve taken, zodat ook die up-to-date zijn voor de tijdige jaarverantwoording over 2022.

3. Werk samen met een gespecialiseerd zorg-administratiekantoor

Het is natuurlijk praten voor eigen parochie, maar werk samen met een gespecialiseerd zorg-administratiekantoor. We horen vaak van onze klanten dat ze de administratie lang tijd zagen als een last. Het is nu een zegen, omdat ze daar veel makkelijker mee om kunnen gaan. En niet onbelangrijk, de bedrijven ervaren hoe wij de belangrijkste taken automatiseren en veel van het werk uit handen nemen.
Het is sowieso een goed idee om kritisch te kijken naar de administratie van jouw zorgkantoor. Ga na of het verstandig is om dat zelf te doen, of dat je taken beter kunt uitbesteden. Als wij de administratie uit handen nemen of daarbij ondersteunen scheelt dat kostbare tijd. Bovendien zorgen we ervoor dat de administratie up-to-date is, zodat de jaarverantwoording over 2022 in ieder geval op tijd beschikbaar is.